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Tipps für das unternehmerische Forderungsmanagement

Jeder Kunde sollte zu Beginn einer neuen Geschäftsbeziehung genau unter die Lupe genommen werden. Wie steht es um das Zahlungsverhalten des potenziellen Neukunden? Wie zahlt er bei anderen Lieferanten? Auch bereits bestehende Kundenverhältnisse sollten einer regelmäßigen Überprüfung unterzogen werden, damit unangenehmen Überraschungen ausbleiben. Die Kreditwürdigkeit eines Geschäftspartners kann mit Hilfe verschiedener Quellen überprüft werden.

Neben der Bankauskunft sind das vor allem die Informationen von spezialisierten Wirtschaftsauskunfteien wie Creditreform. Als Informationsquellen nutzen sie öffentliche Register wie das Handelsregister und das Genossenschafts- und Vereinsregister. Im Schuldnerverzeichnis sind alle Schuldner aufgelistet, die eine Eidesstattliche Versicherung abgegeben haben, beziehungsweise gegen die ein Antrag auf Haftanordnung ergangen ist. Auch Insolvenzverfahren, die mangels Masse abgelehnt wurden, werden im Schuldnerverzeichnis geführt. Der Informationsbeschaffung dienen außerdem die Tagespresse, Bilanzen und Geschäftsberichte publizitätspflichtiger Unternehmen. Um dem Unternehmen auch die Möglichkeit der Selbstdarstellung zu geben, werden zusätzlich Informationen direkt bei dem Unternehmen eingeholt, über das eine Wirtschaftsauskunft erstellt wird.

Die Richtigkeit gerade dieser Angaben wird von den Wirtschaftsauskunfteien genauestens überprüft. Anbieter von Auskunfts- und Inkasso-Dienstleistungen aus einer Hand haben darüber hinaus die Möglichkeit, die Informationen aus eigenen Inkasso-Verfahren mit in die Wirtschaftsauskünfte einfließen zu lassen. Auch Datenpools mit unzähligen Zahlungserfahrungen werden für die Auskünfte immer mehr genutzt.

Viele Unternehmen sind selbst im Besitz wichtiger Informationen zur Kundenbonität. Aufgrund mangelnder interner Vernetzung bleiben diese Informationen bisher vielfach ungenutzt. So stellt die Buchhaltung beispielsweise seit längerer Zeit Zahlungsschwierigkeiten bei einem Kunden fest, ohne dieses Wissen an den Vertrieb weiterzugeben. Für eine effiziente Risikosteuerung sollte im Unternehmen daher eine standardisierte und systemgestützte Debitorenkontrolle installiert werden, die im Idealfall interne und externe Quellen zur Bonitätsprüfung nutzt. Die laufende Beobachtung und Prüfung aller Kundenbeziehungen ermöglicht eine schnellere Reaktionszeit bei gravierenden Bonitätsveränderungen auf Kundenseite. Darüber hinaus können die Zahlungsbedingungen individuell auf jeden einzelnen Kunden zugeschnitten werden, wodurch sich das finanzielle Risiko erheblich reduziert. Kunden mit guter Bonität können großzügigere Zahlungsbedingungen eingeräumt werden, um die Kundenbeziehung zu vertiefen. Kunden mit schlechter Bonität müssen hingegen in Kauf nehmen, nur gegen Vorkasse oder Barzahlung beliefert zu werden.

Wichtig bei Rechnungsstellung und Mahnwesen

Unternehmer benötigen ein effektives Mahnverfahren, das so früh wie möglich einsetzt. Dafür gilt es, potenzielle Fehlerquellen wie unklare Absprachen über Zahlungsziele und Konditionen, fehlerhafte Kundenstammdaten, späte oder falsche Rechnungsstellung sowie Qualitätsmängel bei den gelieferten Waren zu verhindern.

Rechnungen sollten grundsätzlich unmittelbar nach der Erbringung der Leistung gestellt werden. Fehlerhafte oder unvollständige Rechnungen sind eine willkommene Einladung, die Zahlung zu verzögern. Daher dürfen die folgenden Angaben in einer korrekten Rechnung nicht fehlen:

• Name und Anschrift des Lieferanten
  
• Name und Anschrift des Kunden
  
• Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  
• Menge und handelsübliche Bezeichnung der Lieferung
  
• Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung
  
• Den auf das Entgelt entfallenden Umsatzsteuerbetrag sowie den Umsatzsteuersatz
  
• Eindeutige Rechnungsnummer
  
• Bankverbindung

Wird in der Rechnung ein konkretes Zahlungsdatum angegeben, ist eine Mahnung für den Eintritt des Zahlungsverzuges nicht erforderlich. Der Schuldner muss den Verzugsschaden des Gläubigers ersetzen. Gleiches gilt für weitere Folgekosten des Zahlungsverzuges wie die Kosten für einen Inkasso-Dienstleister und / oder einen Rechtsanwalt, Gerichtskosten und Kosten für die Mahnschreiben. Trotz bereits eingetretenen Zahlungsverzuges sollte der säumige Zahler ein- bis zweimal schriftlich gemahnt werden. Dabei gilt die Grundregel, dass Mahnschreiben immer höflich, aber auch bestimmt zu formulieren sind.

Bei den Mahnreihen sollte zwischen Unternehmen und Privatpersonen, A + B- und C-Kunden sowie Neu- und Bestandskunden unterschieden werden. Je wichtiger ein Kunde ist und je größer die Wahrscheinlichkeit künftiger Aufträge ist, desto mehr Zeit sollte ihm zur Begleichung der offenen Forderung eingeräumt werden.

Bleiben Rechnungen trotzdem weiterhin unbezahlt, sollte externe Hilfe in Anspruch genommen werden. Unternehmer sollten sich auf keinen Fall selbst weiter um Mahnantrag oder Klage kümmern, weil das BGB nicht vorsieht, dass der Gläubiger seinen persönlichen Einsatz vom Schuldner bezahlt bekommt. Nur Fremdkosten wie die Bearbeitungsgebühr eines Inkasso-Unternehmens oder des Gerichts sind erstattungsfähig. Abgesehen davon sind Inkasso-Dienstleister auf den Forderungseinzug und den mitunter schwierigen Umgang mit Schuldnern spezialisiert. Hinzu kommt eine psychologische Komponente: Die sachliche und emotionsfreie Bearbeitung der Fälle durch einen neutralen Dritten ermöglicht den Fortbestand einer guten Vertragsbeziehung zwischen den Parteien.

Mittelständische Unternehmen können unter fast 700 in Deutschland aktiven Inkasso-Unternehmen auswählen. 530 davon sind im Bundesverband Deutscher Inkasso-Unternehmen zusammengeschlossen, der Qualitätsmaßstäbe für seine Mitglieder setzt. Angesichts der Anbieter-Vielzahl kommt der Auswahl eines geeigneten Inkasso-Partners eine wichtige Rolle zu. Zur Optimierung des Forderungsmanagements lohnt der Einsatz eines Anbieters, der auch im Bereich Wirtschaftsauskünfte tätig ist. In diesem Fall kann die Bonität des Schuldners vor Beginn des Verfahrens überprüft werden, um die Erfolgsaussichten bestimmen zu können. Im Ergebnis sinkt die Höhe der Forderungsausfälle, die Buchhaltung wird entlastet und der Gläubiger kann sich mehr auf sein Kerngeschäft konzentrieren. Weitere Auswahlkriterien sind ein guter Ruf, die Zahl der Repräsentanzen, die Spezialisierung auf bestimmte Geschäftsfelder, die Ausbildung der Mitarbeiter, die verwendeten Informationsquellen und der "Tonfall" in der Kommunikation mit den Schuldnern.

Creditreform bietet seinen Kunden ein vollständiges Inkasso-Produkt aus einer Hand an. Das Spektrum der Möglichkeiten reicht von der außergerichtlichen Mahnung und Beitreibung mittels Telefoninkasso über die Titulierung bis hin zur Zwangsvollstreckung.

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